Datenschutzerklärung

Version 1.6 · Stand: November 2026

1 · Verantwortliche Stelle

Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten ist:

Dirk Ullrich, Heilpraktiker für Psychotherapie, Sandfeldstraße 5, 87665 Mauerstetten. E-Mail: info@ullrich-praxis.de, Telefon: 08341 966 467.

Berufsrechtliche Erlaubnis nach § 1 Heilpraktikergesetz, beschränkt auf das Gebiet der Psychotherapie, erteilt durch das Landratsamt Ostallgäu am 13.05.2026.

Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht benannt. Es besteht keine Benennungspflicht nach Art. 37 DSGVO, § 38 BDSG.

Diese Datenschutzerklärung gilt für den Besuch der Internetseite, für Anfragen, die Buchung eines Kennenlerngesprächs oder Erstgesprächs und die Behandlung. Gesonderte Einwilligungen ergänzen sie (Audioaufzeichnung, Online-Sitzungen, VR-Anwendung). Die Angaben nach § 5 DDG finden Sie im Impressum der Internetseite.

2 · Grundsätze

Die Praxis verarbeitet nur Daten, die sie für die Behandlung, die Praxisorganisation, die Abrechnung oder eine gesetzlich verlangte Dokumentation benötigt. Gesundheitsdaten und Gesprächsinhalte schützt die Praxis besonders.

Sitzungen werden grundsätzlich nicht aufgezeichnet. Eine Aufnahme erfolgt nur für eine konkret bezeichnete Sitzung und nach Ihrer vorherigen ausdrücklichen Zustimmung. Audioaufnahmen und Transkripte werden ausschließlich lokal verarbeitet und nicht an Dritte weitergegeben.

Die Klientenakte wird mit Cryptomator verschlüsselt (AES-256) in OneDrive abgelegt. Dateiinhalte und Dateinamen sind verschlüsselt. Microsoft Ireland Operations Ltd. erhält keine Schlüssel, kann aber technische Metadaten wie Dateigröße, Zeitpunkte und Zugriffe verarbeiten. Mit Microsoft besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Die Speicherung der Daten bei Microsoft erfolgt innerhalb der Europäischen Union.

3 · Internetseite und Anfragen

3.1 Besuch der Internetseite

Die Internetseite wird bei ALL-INKL.COM – Neue Medien Münnich, Inhaber René Münnich, Hauptstraße 68, 02742 Friedersdorf, Deutschland, gehostet. Beim Aufruf speichert der Server technisch notwendige Verbindungsdaten (IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Seite, Browser). Nach Angaben des Anbieters werden sie spätestens nach 7 Tagen gelöscht. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (sicherer Betrieb). Mit dem Anbieter besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung.

Cookies und ähnliche Technologien setzt die Internetseite nur, soweit sie technisch notwendig sind oder Sie eingewilligt haben (Abschnitt 3.4).

3.2 Kontaktformular, E-Mail und Telefon

Wenn Sie ein Kennenlerngespräch oder Erstgespräch anfragen, verarbeitet die Praxis Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse oder Telefonnummer und Ihre Nachricht, um Ihnen zu antworten (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Das Kontaktformular wird über ALL-INKL.COM bereitgestellt; E-Mails gehen an das Postfach info@ullrich-praxis.de, das ebenfalls bei ALL-INKL.COM liegt. Von dort wird jede eingehende E-Mail automatisch als Kopie an ein freigegebenes Postfach der Praxis bei Microsoft (Exchange Online, Microsoft 365) weitergeleitet. Die Praxis liest und beantwortet E-Mails in diesem Postfach, Antworten werden darüber versendet. Die Kopien der eingegangenen E-Mails und die Antworten liegen damit bei Microsoft Ireland Operations Ltd.; mit Microsoft besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung (Abschnitt 3.3 und 10). Eingegangene E-Mails und Antworten löscht die Praxis nach den Fristen in Abschnitt 11.

E-Mails sind ohne Ende-zu-Ende-Verschlüsselung für Dritte lesbar. Bitte schreiben Sie deshalb keine ausführlichen Gesundheitsangaben per E-Mail. Telefonische Gespräche werden nicht aufgezeichnet. Der Telefonanbieter speichert Verbindungsdaten (Rufnummer, Zeitpunkt, Dauer) nach seinen gesetzlichen Pflichten. Der Anrufbeantworter wird lokal auf einer FRITZ!Box 7490 betrieben; nur Dirk Ullrich kann die Nachrichten abrufen. Auf dem Anrufbeantworter gespeicherte Nachrichten werden nach 3 Tagen gelöscht.

3.3 Terminbuchung über Microsoft Bookings

Auf der Seite Kontakt ist die Terminbuchung von Microsoft Bookings eingebunden. Die Buchungsseite wird erst geladen, wenn Sie auf „Terminbuchung laden“ klicken. Vorher wird keine Verbindung zu Microsoft hergestellt. Beim Laden übermittelt Ihr Browser Ihre IP-Adresse und technische Verbindungsdaten an Microsoft. Microsoft kann dabei Cookies setzen, die für den Betrieb der Buchungsfunktion erforderlich sind.

Rechtsgrundlage für die Einbindung und den Zugriff auf Ihr Endgerät ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 25 Abs. 1 TDDDG). Sie können sie jederzeit über die Cookie-Einstellungen widerrufen.

Für die Buchung erhebt die Praxis nur Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, auf Wunsch Ihre Telefonnummer sowie Datum und Uhrzeit des Termins. Die Terminart lautet „Kennenlerngespräch“ (Telefon oder Videositzung, kostenlos) oder „Erstgespräch“. Gesundheitsangaben sind im Buchungsformular nicht vorgesehen; bitte tragen Sie dort keine ein. Die Verarbeitung dient der Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Soweit bereits Ihr Terminwunsch Rückschlüsse auf Ihren Gesundheitszustand zulässt, stützt sich die Praxis auf Art. 9 Abs. 2 lit. h DSGVO in Verbindung mit § 22 Abs. 1 Nr. 1 lit. b BDSG und der beruflichen Schweigepflicht (§ 203 StGB).

Das Kennenlerngespräch ist kostenlos und unverbindlich und keine Behandlung; ein Behandlungsvertrag kommt dabei nicht zustande. Sie entscheiden selbst, was Sie dort erzählen. Auch gesundheitliche Themen dürfen zur Sprache kommen. Dafür bittet die Praxis zu Beginn um Ihre ausdrückliche Einwilligung (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO), die Sie mündlich erteilen und die die Praxis mit dem Datum vermerkt. Sie können die Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Praxis zeichnet das Gespräch nicht auf und schreibt keine Inhalte mit. Bitte zeichnen Sie das Gespräch ebenfalls nicht auf. Bei einem Erstgespräch als Videositzung besprechen wir im Kennenlerngespräch auch den Behandlungsvertrag.

Anbieter ist Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irland. Mit Microsoft besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO). Da Microsoft Konzernunternehmen in den USA einbezieht, kann ein Zugriff aus den USA nicht ausgeschlossen werden, etwa beim technischen Support. Eine Übermittlung erfolgt auf Grundlage des Angemessenheitsbeschlusses der EU-Kommission zum EU-US Data Privacy Framework vom 10.07.2023, sofern Microsoft zertifiziert ist, andernfalls auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO).

Kommt kein Erstgespräch zustande, löscht die Praxis Ihre Anfrage, Ihre Buchung und, falls ein Kennenlerngespräch stattfand, den Vermerk über Ihre Einwilligung nach vier Wochen. Wird das Erstgespräch geführt, übernimmt die Praxis die nötigen Angaben in die Klientenakte. Die Buchung in Bookings und im Kalender wird danach ebenfalls nach vier Wochen gelöscht. Sie erhalten eine Bestätigung und zwei Tage vor dem Termin eine Erinnerung per E-Mail.

3.4 Cookies, Reichweitenmessung und Werbung

Die Internetseite setzt technisch notwendige Cookies ohne Einwilligung. Alle übrigen Cookies setzt sie nur mit Ihrer Einwilligung über das Cookie-Banner (§ 25 Abs. 1 TDDDG, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Ihre Auswahl können Sie jederzeit über „Cookie-Einstellungen“ in der Fußzeile ändern oder widerrufen.

Mit Ihrer Einwilligung setzt die Praxis zur Reichweitenmessung und zur Erfolgsmessung von Anzeigen ein. Anbieter ist Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Daten können an Google LLC in den USA übermittelt werden. Grundlage ist das EU-US Data Privacy Framework, sofern Google zertifiziert ist.

Die Einrichtung und Betreuung der Messung erfolgt durch Vogler Marketing, Inhaber Dustin Jeff Vogler, Am Sonnenhang 19, 87496 Untrasried, Deutschland, als Auftragsverarbeiter.

Ohne Ihre Einwilligung finden diese Messungen und Anzeigen nicht statt.

3.5 Bereitstellung der Daten und automatisierte Entscheidungen

Für die Behandlung und die Abrechnung sind Ihre Angaben zu Person, Kontakt und Beschwerden erforderlich. Ohne diese Angaben kann die Praxis die Behandlung nicht durchführen. Angaben im Kontaktformular sind freiwillig; die Praxis braucht jedoch mindestens eine Kontaktmöglichkeit, um Ihnen zu antworten. Einwilligungen sind freiwillig; ihre Verweigerung hat für die Behandlung keine Nachteile. Eine automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

4 · Behandlung: Daten und Zwecke

4.1 Datenkategorien

4.2 Zwecke der Verarbeitung

• Durchführung und Dokumentation der psychotherapeutischen Behandlung
• Terminverwaltung, Kommunikation und organisatorische Abläufe der Praxis
• Abrechnung der erbrachten Leistungen und Erfüllung gesetzlicher Pflichten
• Mit Ihrer Einwilligung: Transkription und Entwurf zur fachlichen Nachbereitung

5 · Rechtsgrundlagen

Einwilligungen sind freiwillig und können jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Bis zum Widerruf erfolgte Verarbeitungen bleiben rechtmäßig.

6 · Schweigepflicht und Offenbarung

Dirk Ullrich ist zur Verschwiegenheit verpflichtet. Die Pflicht ergibt sich aus § 203 StGB, aus dem Behandlungsvertrag (§§ 630a, 241 Abs. 2 BGB) und aus dem Datenschutzrecht. Sie gilt auch nach Ende der Behandlung. Informationen aus der Behandlung gibt er nur weiter, wenn Sie eingewilligt haben oder ein Gesetz es verlangt.

Eine Offenbarung ohne Einwilligung kommt nur in engen Ausnahmen in Betracht:

• Rechtfertigender Notstand (§ 34 StGB): bei einer gegenwärtigen, nicht anders abwendbaren Gefahr für Leben oder Gesundheit. Die Praxis prüft dies nach einem festen Notfallkonzept und beschränkt die Offenbarung auf das Nötigste.
• Anzeigepflicht bei geplanten schweren Straftaten (§ 138 StGB).

7 · Audioaufzeichnung und Transkription

Sitzungen werden grundsätzlich nicht aufgezeichnet. Eine Audioaufzeichnung erfolgt nur, wenn Sie vorher ausdrücklich zugestimmt haben. Die Zustimmung gilt für eine konkret bezeichnete Sitzung und ist freiwillig. Eine Ablehnung hat keinen Nachteil für die Behandlung. Es gibt keine Aufzeichnung auf Vorrat und keine Nutzung für Werbung, Veröffentlichung, Profilbildung oder Produktentwicklung. Die Aufnahme enthält Gesundheitsdaten und besonders geschützte Gesprächsinhalte.

Ablauf:

• Dirk Ullrich startet die Aufnahme von Hand mit der Software MacWhisper.
• Die Transkription erfolgt ausschließlich lokal mit MacWhisper auf dem Rechner der Praxis, im verschlüsselten Praxisbereich.
• Die Audiodatei wird unmittelbar gelöscht, sobald die Abschrift vorliegt und geprüft ist.
• Ist eine Zustimmung zur Weiterverarbeitung erteilt, erstellt eine lokale KI (Ollama) einen zusammenfassenden Entwurf für die Dokumentation. Sie stellt keine Diagnose und trifft keine Therapieentscheidung und bewertet nicht selbstständig eine akute Gefährdung. Dirk Ullrich prüft jede Ausgabe fachlich und übernimmt nichts ungeprüft in die Klientenakte.

Ein Widerruf wirkt für die Zukunft. Bis dahin Verarbeitetes bleibt unberührt.

8 · Online-Sitzungen per Videotelefonie

Sitzungen, auch das Erstgespräch, können, soweit fachlich geeignet und mit Ihrer freiwilligen Einwilligung, per Videotelefonie (Videositzung) stattfinden. Voraussetzung ist Ihr Aufenthalt in Deutschland während der Sitzung. EMDR führt Dirk Ullrich ausschließlich in der Praxis durch. Sie können jederzeit eine Sitzung in der Praxis verlangen.

Eingesetzter Dienst ist Zoom (Zoom Communications, Inc., San Jose, USA) mit einem Vertrag zur Auftragsverarbeitung (Zoom Global Data Processing Addendum). Die Übermittlung in die USA erfolgt auf Grundlage des EU-US Data Privacy Framework oder der EU-Standardvertragsklauseln (EU-U.S. Data Privacy Framework : Active, Original Certification Date 11/18/2016, Quelle: https://www.dataprivacyframework.gov/list)

Wechselt die Praxis den Dienst, teilt sie Ihnen das vorab mit und passt diese Erklärung an.

Die Verarbeitung beruht auf Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO (Ihre Einwilligung) sowie auf Art. 9 Abs. 2 lit. h und Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Behandlungsvertrag). Bitte nutzen Sie einen ungestörten, privaten Raum und eine vertrauenswürdige Internetverbindung, kein öffentliches WLAN. Für die Ende-zu-Ende-Verschlüsselung benötigen Sie die App des Dienstes, nicht den Browser. Bitte zeichnen Sie die Sitzung nicht selbst auf.

9 · VR-Anwendung, Rechnung und Erstattung

9.1 VR-Brille

Übungen mit der VR-Brille finden in der Praxis oder, nach gesonderter Vereinbarung, bei Ihnen zu Hause statt. Auf der Internetseite des VR-Trainers werden nur Szenenparameter und ein Kopplungscode übertragen, keine Angaben zu Ihrer Person. Der VR-Trainer wird über ALL-INKL.COM gehostet.

Die Brille läuft mit einem Konto der Praxis beim Hersteller Meta. Meta verarbeitet Gerätedaten als eigenständig Verantwortlicher nach eigenen Datenschutzbestimmungen. Telemetrie und Datenfreigaben am Gerät sind, soweit möglich, deaktiviert.

Bei Leihe einer Brille verarbeitet die Praxis zusätzlich Ihre Anschrift, Telefonnummer, Sendungsdaten, die Angaben im Übergabeprotokoll und die Zahlungsdaten der Kaution. Nach der Rückgabe setzt die Praxis die Brille auf Werkseinstellungen zurück. Einzelheiten und Ihre Einwilligung stehen in der gesonderten Information zur VR-Anwendung.

9.2 Rechnung und Erstattung

Die Behandlung ist eine Selbstzahlerleistung. Die Praxis stellt Ihnen eine Rechnung; Sie zahlen per Überweisung oder in der Praxis bar. Die Praxis rechnet nicht mit gesetzlichen Krankenkassen ab und stellt dafür keine Diagnosen aus.

Für die Erstattung durch eine private Krankenversicherung, Zusatzversicherung oder Beihilfe, die Sie selbst beantragen, nennt die Rechnung auf Ihren ausdrücklichen Wunsch die Diagnose. Sie wird dann Teil der Unterlagen Ihrer Versicherung. Ob und in welcher Höhe eine Erstattung erfolgt, klären Sie mit Ihrer Versicherung.

10 · Empfänger und Dienstleister

Die Praxis gibt Ihre Daten nur weiter, wenn Sie eingewilligt haben, ein Gesetz es verlangt oder ein Dienstleister sie in ihrem Auftrag verarbeitet. Mit Dienstleistern, die Daten im Auftrag verarbeiten, besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO).

Ausnahmen: Mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung gibt die Praxis Informationen weiter, etwa einen Bericht an Ihre Hausärztin oder Ihren Hausarzt, oder ein Gesetz verpflichtet sie dazu. Erhält die Praxis Unterlagen von Dritten, etwa Überweisungen oder Arztbriefe, informiert die Praxis Sie darüber gesondert (Art. 14 DSGVO).

Außerhalb der EU und des EWR werden Daten bei Zoom, bei Google (nur mit Ihrer Einwilligung), bei Meta (bei Leihe der VR-Brille) und im Einzelfall bei Microsoft verarbeitet.

11 · Speicherung, Löschung und Sicherheit

11.1 Speicherorte und Datensicherheit

Digitale Klientendaten liegen im geschützten Praxisbereich. Er ist mit Cryptomator verschlüsselt (AES-256) und in OneDrive abgelegt. Der Zugriff ist auf Dirk Ullrich beschränkt, soweit keine gesetzliche Verpflichtung besteht. Außerdem gibt es Passwortschutz aller Geräte, verschlüsselte Sicherungen und für Papierunterlagen einen abschließbaren Schrank. Eine Klienten-Nummer schützt Ihre Identität, macht die Unterlagen aber nicht anonym; es bleiben personenbezogene Daten.

11.2 Fristen

Nach Ablauf der Fristen löscht oder vernichtet die Praxis die Daten sicher.

12 · Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft über Ihre gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO) und auf Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO). Sie können die Löschung verlangen, soweit keine Aufbewahrungspflicht oder ein anderer rechtlicher Grund entgegensteht (Art. 17 DSGVO), und die Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO). Die Datenübertragbarkeit gilt, soweit die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind (Art. 20 DSGVO). Sie können Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen einlegen (Art. 21 DSGVO).

Einwilligungen können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, mündlich oder schriftlich.

Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine E-Mail an info@ullrich-praxis.de oder ein Brief an Dirk Ullrich, Sandfeldstraße 5, 87665 Mauerstetten.

12.1 Einsicht in die Klientenakte

Sie können jederzeit Einsicht in Ihre Klientenakte nehmen (§ 630g BGB). Kopien erhalten Sie gegen Erstattung der Kosten. Die Einsicht kann nur aus erheblichen therapeutischen Gründen oder wegen erheblicher Rechte Dritter eingeschränkt werden; über die Einschränkung informiert die Praxis Sie.

12.2 Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde

Sie können sich bei der zuständigen Datenschutzaufsicht beschweren (Art. 77 DSGVO): Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA), Promenade 18, 91522 Ansbach, Telefon +49 981 180093-0, poststelle@lda.bayern.de, [www.lda.bayern.de](https://www.lda.bayern.de).

13 · Änderungen

Ändert sich der Ablauf, etwa ein Dienstleister, passt die Praxis diese Erklärung an und informiert Sie vorab. Die jeweils aktuelle Fassung steht auf der Internetseite und liegt in der Praxis aus.